Информационная система "Музеи" - предназначена для ведения специальной учетно-хранительской документации в целях идентификации музейных предметов и музейных коллекций, организации их нормативного хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянии сохранности, научного изучения и эффективного использования.

Система состоит из отдельных реестров, каждый из которых обеспечивает выполнение определенных функций, но все вместе они составляют программный комплекс информационно-аналитического обеспечения поддержки деятельности по управлению музейными фондами и автоматизации следующих операций:

• автоматизация операций первой ступени учета музейных предметов;
• автоматизация операций второй ступени учета музейных предметов, формирование архива музея и научного архива музея;
• автоматизация операций третьей ступени учета музейных предметов;
• автоматизация операций сверки фондов;
• автоматизация операций движения фондов;
• автоматизация операций учета технического состояния музейных предметов, учета изменения сохранности предмета;
• экспорт/импорт данных о музейных предметах и коллекциях в форматах, соответствующих спецификациям автоматизированной системы Государственного каталога музейного фонда Российской Федерации (Госкаталога РФ).

Операции первой ступени учета музейных предметов:

К операциям первой ступени учета музейных предметов относятся:

• ввод нового предмета;
• ввод информации о временном хранении (пользовании);
• ввод информации о ФЗК:

• ввод состава комиссии ФЗК, утвержденного в музее;
• ввод пунктов повестки дня ФЗК;
• ввод информации о протоколе ФЗК;

• ввод акта на постоянное хранение.

Обеспечивается формирование следующих выходных документов и отчетных форм:

• акт приема во временное пользование;
• акт возврата из временного пользования;
• акт приема на временное хранение до ФЗК;
• протокол ФЗК;
• акт на постоянное хранение;
• акт возврата из временного хранения (после ФЗК);
• акт на ответственное хранение;
• коллекционная опись;
• учетная карточка предмета;
• карточка предмета;
• книга поступления во временное пользование;
• книга регистрации актов приема во временное пользование;
• книга поступления на временное хранение до ФЗК;
• книга регистрации актов приема на временное хранение;
• книга регистрации актов приема на постоянное хранение;
• книга регистрации протоколов ФЗК;
• книга регистрации актов приема на ответственное хранение;
• книга поступления Основного фонда (Главной инвентарной книги);
• книга поступления Научно-вспомогательного фонда.

Операции второй ступени учета музейных предметов, формирование архива музея и научного архива музея

К операциям второй ступени учета музейных предметов, операциям формирования архива музея и научного архива музея относятся:

• ввод научного описания музейных предметов основного фонда;
• учет письменных предметов по правилам Росархива (ведение документального фонда):

• ввод описания архивных фондов;
• ввод архивных описей;
• ввод оглавления (разделов, подразделов) архивных описей;
• ввод предисловия архивной описи;
• ввод сокращений архивной описи;
• ввод указателей архивной описи;
• ввод описания единицы хранения с привязкой архивного фонда, архивной описи, раздела архивной описи.

Обеспечивается формирование следующих выходных документов и отчетных форм:

• инвентарная карточка предмета с изображением;
• инвентарная книга;
• архивная опись.

Операции третьей ступени учета музейных предметов

К операциям третьей ступени учета музейных предметов относятся:

• ввод описания драгоценных металлов в предметах.

Обеспечивается формирование следующих отчетных форм:

• книги специального учета:

• специальная инвентарная книга по учету монет, медалей, орденов, плакеток, жетонов;
• специальная инвентарная книга по учету предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней;
• специальная инвентарная книга по учету предметов, в которые драгоценные металлы и камни входят как составные части (основного/особого) фонда.

Операции сверки фондов

К операциям сверки музейных фондов относятся:

• ввод и корректировка списка томов инвентарных книг;
• ведение журнала сверок.

Обеспечивается формирование следующих выходных документов и отчетных форм:

• акт сверки с приложением;
• список предметов для сверки.

Операции движения фондов

К операциям движения фондов относятся:

• ввод актов внутримузейной выдачи и возврата предметов;
• ввод актов внемузейной выдачи и возврата предметов;
• ввод актов списания.

Обеспечивается формирование следующих выходных документов:

• акты внутримузейной выдачи и возврата предметов:

• акт внутримузейной выдачи;
• акт внутримузейного возврата;

• акты внемузейной выдачи и возврата предметов:

• акт внемузейной выдачи предметов, не содержащих драгоценные металлы;
• акт внемузейного возврата предметов, не содержащих драгоценные металлы;
• акт внемузейной выдачи предметов, содержащих драгоценные металлы;
• акт внемузейного возврата предметов, содержащих драгоценные металлы.

• акт списания;
• передаточная ведомость (передаточный акт).

Операции учета технического состояния музейных предметов, учета изменения сохранности предметов

К операциям учета технического состояния музейных предметов, учета изменения сохранности предметов относятся:

• ввод и корректировка изменения сохранности;
• ввод описания реставрационных работ;
• ввод состава реставрационного совета;
• ввод информации о заседании реставрационного совета.

Обеспечивается формирование следующих выходных документов и отчетных форм:

• протокол заседания реставрационного совета;
• паспорт реставрации;
• акт изменения сохранности;
• справка об изменении технического состояния предмета;
• справка о техническом состоянии фондов;
• список предметов с измененной сохранностью.

Работа с Госкаталогом РФ

К операциям работы с Госкаталогом РФ относятся:

• экспорт данных о музейных предметах и коллекциях в Госкаталог РФ;
• импорт данных о музейных предметах и коллекциях из Госкаталога РФ.

Формирование отчетов

Помимо описанных ранее, система обеспечивает подготовку следующих отчетных форм:

• каталог с изображениями предметов;
• список предметов;
• топографическая опись;
• форма 8-НК «Сведения о деятельности музея»;
• форма 4-Ф «Отчет о наличии экспонатов из благородных металлов и драгоценных камней»;
• форма 4-Э «Сведения о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в музейных предметах»;
• статистика новых поступлений;
• сведения о составе фондов.

Программное обеспечение зарегистрировано в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных: запись в реестре № 1940 от 23.09.2016 произведена на основании приказа Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 22.09.2016 № 455