Единая система электронного документооборота «DIRECTUM» в администрации муниципального образования «Город Киров»

Главная » Проекты » Единая система электронного документооборота «DIRECTUM» в администрации муниципального образования «Город Киров»

Заказчик

Администрация города Кирова — исполнительный орган власти на территории муниципального образования «Город Киров». Структура администрации включает 22 управления и отдела, 4 территориальных органа, подведомственные организации: образовательные учреждения, учреждения благоустройства и транспорта, учреждения ЖКХ, учреждения культуры, библиотеки, дома культуры, музыкальные школы искусств, учреждения спорта, учреждения торговли и услуг.
Адрес: 610000, Киров, ул. Воровского, 3
Официальный сайт: http://www.admkirov.ru/

Задача

Внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) в администрации муниципального образования «Город Киров». СЭД должна охватывать все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города. Всего требуется создание 176 автоматизированных рабочих мест с возможностью одновременного подключения до 100 пользователей.
Список бизнес-процессов, подлежащих автоматизации:

  • регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих документов;
  • разработка, согласование, подписание, регистрация внутренних документов;
  • подготовка проектов документов, согласование, регистрация исходящих документов;
  • подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение;
  • подготовка проектов правовых актов, согласование, регистрация правовых актов;
  • контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;
  • работа с обращениями граждан (устными и письменными);
  • управление совещаниями и заседаниями;
  • управление договорами;
  • ведение номенклатуры дел;
  • регистрация и учет принятых распоряжений и постановлений, приказов;
  • контроль исполнения поручений Главы;
  • контроль исполнения правовых актов Кировской области;
  • контроль исполнения федеральных правовых актов;
  • подготовка отчетности по документообороту.

Решение

Единая система электронного документооборота «DIRECTUM»

Этапы проекта

1. Обследование и описание процессов работы со всеми типами документов, используемыми в администрации города Кирова, определение ролей и прав пользователей, требований по представлению информации в системе, состав и содержание форм. В результате разработано подробное описание необходимых дополнительных настроек СЭД и необходимых мероприятий, которое согласованы с членами рабочей группы заказчика.

2. Установка СЭД и выполнение первичных настроек:

  • начальная конвертация данных в согласованных объемах;
  • настройка базовых модулей и управления рабочими процессами (Workflow);
  • конфигурирование рабочих мест и настройка разграничения прав доступа пользователей;
  • разработка форм представления информации;
  • настройка работы в среде распределенных данных;
  • настройка дополнительных модулей системы;
  • обучение ключевых пользователей.

Все настройки СЭД осуществляются в соответствии с согласованным на этапе 1 перечнем. Помимо настроек при внедрении СЭД реализованы задачи переноса данных из унаследованных систем и интеграции с СЭД Администрации Правительства Кировской области.

3. Настройка и адаптация СЭД:

  • ввод актуальных данных;
  • настройка нормативно-справочной информации;
  • дополнительная настройка модулей (при необходимости);
  • проведение работ по конвертации данных.

4. Обучение пользователей системы:

  • ознакомление с составом системы;
  • ознакомление с функционалом модулей, входящих в систему;
  • приобретение начальных навыков работы с интерфейсом системы;
  • ознакомление с возможностями самостоятельного расширения системы.

5. Опытная эксплуатация (ОЭ) СЭД:

  • отработка технологии ведения электронного документооборота;
  • изучение функциональных возможностей электронного документооборота
  • отработка приемов работы;
  • проверка и настройка всех необходимых справочников;
  • ввод недостающей информации;
  • проверка и корректировка внесенных данных из унаследованных систем;
  • проверка получаемой отчетности в соответствии введенными данными.

Порядок проведения ОЭ:

  • проверка на работоспособность всего имеющегося функционала;
  • получение и проверка оперативной отчетности;
  • подготовка списка замечаний по результатам проведения ОЭ;
  • технологический контроль за ходом ОЭ, оперативное консультирование и устранение критических замечаний; подведение итогов ОЭ.

6. Передача в эксплуатацию: запуск системы в эксплуатацию, консультации пользователей системы, внесение доработок по результатам работы пользователей.

7. Организация технической и гарантийной поддержки.

Результат

Повышение эффективности информационного и документационного обеспечения заказчика:

  • сокращения времени на создание, согласование, рассмотрение и поиск документов за счет применения типовых шаблонов процессов, возможностей коллективной работы, параллельной рассылки и гибкой системы поиска документов;
  • усиления контроля над сроками исполнения документов, повышение исполнительской дисциплины;
  • оптимизации бизнес-процессов прохождения документов и сокращения личных контактов сотрудников;
  • сокращения потерь документов за счет: хранения документов в единой БД, минимизации передачи бумажных документов, ведения регистрационных карточек на бумажные документы;
  • повышения безопасности данных за счет разграничения прав доступа к документам;
  • накопления корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов).